Polityka należytej staranności

Polityka należytej staranności

  Polityka należytej staranności w łańcuchu dostaw i odpowiedzialnego pozyskiwania surowców Działamy w oparciu o filary zrównoważonego rozwoju, etyki oraz ochrony praw człowieka. Z pełnym zaangażowaniem dbamy o to, aby wszystkie zasoby i komponenty używane w naszej pracy pochodziły ze sprawdzonych, legalnych źródeł. Angażujemy się w inicjatywy dążące do wykluczenia z globalnych sieci logistycznych zjawisk takich jak finansowanie konfliktów, łamanie praw pracowniczych, praca przymusowa czy wykorzystywanie dzieci.

  1. Cel i zakres procedury

  • Cel: Zapewnienie, że wolfram wykorzystywany do produkcji lub importu elektrod wolframowych pochodzi z legalnych, odpowiedzialnych źródeł i nie finansuje  konfliktów zbrojnych.
  • Zakres: Procedura obejmuje proces zakupów, weryfikacji dostawców, identyfikacji hut/rafinerii oraz kontroli celnej towarów wwożonych na teren UE.
  • Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/821 oraz standardy Responsible Minerals Initiative (RMI).

  2. Struktura organizacyjna i odpowiedzialność

 

  • Pełnomocnik ds. Due Diligence (Zarząd/Dział Compliance): Nadzoruje system, zatwierdza dostawców, przygotowuje roczne sprawozdania.
  • Dział Zakupów i Logistyki: Pozyskuje deklaracje od dostawców, gromadzi certyfikaty pochodzenia, weryfikuje kody celne TARIC dla wolframu.
    Monitoruje zgodność fizyczną partii towaru ze specyfikacją techniczną
    GB/T 24001-2016 / ISO 14001:2015

4-Etapowy model należytej staranności (zgodnie z OECD)

 

  Etap 1: Silny system zarządzania przedsiębiorstwem

  • Polityka firmy: Przedsiębiorstwo posiada publicznie dostępną Politykę ds. Minerałów Konfliktowych zobowiązującą dostawców do współpracy.
  • Umowy z dostawcami: Wprowadzenie "Klauzuli Due Diligence" do kontraktów handlowych. Dostawca ma obowiązek ujawnienia pełnego łańcucha dostaw wolframu na żądanie.
  • System zgłaszania zastrzeżeń: Uruchomienie poufnego kanału (e-mail/skrzynka) do zgłaszania naruszeń w łańcuchu dostaw dla pracowników i podmiotów zewnętrznych.

  Etap 2: Identyfikacja i ocena ryzyka w łańcuchu dostaw

  Ocena obejmuje między innymi:

  • Kraj pochodzenia surowca;
  • Informacje o hucie lub rafinerii;
  • Status huty w programach odpowiedzialnego pozyskiwania (np. RMAP);
  • Kompletność dokumentacji dostawcy;
  • Wyniki ankiet CMRT lub innych dokumentów przekazywanych przez dostawców.

  Etap 3: Strategia reagowania na zidentyfikowane ryzyka
 
  Działania w przypadku wykrycia ryzyka

  Jeżeli zostanie zidentyfikowane podwyższone ryzyko, firma podejmuje odpowiednie działania, w szczególności:

  • Zwraca się do dostawcy o dodatkowe informacje lub dokumenty;
  • Wymaga wdrożenia działań korygujących;
  • Monitoruje realizację działań naprawczych;
  • W uzasadnionych przypadkach ogranicza lub kończy współpracę z dostawcą.

      Etap 4: Audyt niezależnej strony trzeciej

     

  • Weryfikacja zewnętrzna: Zakup elektrod wyłącznie od producentów, których huty przechodzą regularne audyty organizacji branżowych.

  • Współpraca z KAS: Przechowywanie dokumentacji audytowej na wypadek kontroli ex-post przeprowadzanej przez Krajową Administrację Skarbową (KAS).

  4. Kryteria akceptacji partii elektrod wolframowych

       Przed dopuszczeniem dostawy do magazynu, system wymusza  weryfikację kompletu dokumentów:

  • Faktura handlowa i list przewozowy (CMR/BL).
  • Certyfikat Analizy Chemicznej (3.1 wg EN 10204) określający zawartość czystego wolframu oraz dodatków (np. tlenku ceru, lantanitu).

  5. Mechanizm zgłaszania nieprawidłowości

       Każda osoba lub podmiot może zgłosić informacje dotyczące potencjalnych nieprawidłowości związanych z           odpowiedzialnym pozyskiwaniem surowców.

       Zgłoszenia można kierować na adres e-mail:

       biuro@rds.biz.pl

       Wszystkie zgłoszenia są analizowane z zachowaniem poufności.

  6. Coroczne oświadczenie

       Firma dokonuje okresowego przeglądu procesu należytej staranności oraz aktualizuje niniejszą politykę w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w łańcuchu dostaw lub pojawienia się nowych ryzyk.

       W roku sprawozdawczym:

  • Prowadzono współpracę z dostawcami przekazującymi informacje dotyczące pochodzenia wolframu;
  • Weryfikowano dostępne informacje dotyczące hut wykorzystywanych w łańcuchu dostaw;
  • Monitorowano zgodność dostawców z wymaganiami klientów oraz obowiązującymi
    przepisami;
  • Nie stwierdzono przypadków świadomego pozyskiwania wolframu z naruszeniem
    obowiązujących wymagań.

    Pełne sprawozdanie z roku poprzedzającego do wglądu po uprzednim poinformowaniu drogą e-mail.

    System ten opiera się bezpośrednio na Rozporządzeniu UE 2017/821 oraz Wytycznych OECD dotyczących należytej staranności